قواعد کلی مکاتبات اداری
الف - در یک طرف نامه باید نوشته شود و از نوشتن در حاشیه خودداری شود . در نوشتن نامه های اداری باید این مسائل را رعایت کرد :
1- درستی و دقت در تهیه و متن مطالب و صحت هر نامه نهایت دقت باید به عمل آید .
2- کوتاهی و خلاصه نویسی - از طولانی کردن نامه ها باید جلوگیری کرد .
3- تناسب - متن نامه درخور گیرنده آن باشد و مقام سازمانی گیرنده آن باید در نظر گرفته شود .
4- سادگی و روانی مطلب - لغات نامانوس و قالبهای قدیمی را نباید در نامه ها به کار برد .
5- از بکاربردن واژه های همانند خودداری شود .
6- واژه های عامیانه را بکار نبرید .
7- نشانه های قراردادی را مناسب و درست به کار ببرید .
ب- از جمله های توهین آمیز ، تهدید آمیز و دردسر ساز دوری جویید .
نمونه 1 :
به نام خدا
تاریخ ...
شرکت .......
با احترام، موضوع ....... شماره ....... چون آقای ... ، ویزیتور این شرکت استعفا کرده است و آقای .... جایگزین ایشان شده است ، خواهشمند است موضوع...... را با مشخصات آقای ... که به شرح زیر درج می شود تنظیم و به این شرکت ارسال فرمایید .
با تقدیم احترام.........
شرکت ..........
آقای ....، متولد ....... ، شماره شناسنامه .........، صادره از .................
نمونه 2 :
به نام خدا
تاریخ ...
جناب آقای ...
بعد از حادثه ای که هفته گذشته برایم رخ داد مطمئن نیستم بتوانم کارم را پنجشنبه آینده از سر بگیرم . گواهی دکتر را هم ضمیمه این نامه برایتان می فرستم . اگر چنان که باز هم مدت مریضی من طول بکشد در خبر دادن به شما کوتاهی نخواهم کرد .
با تقدیم احترام ...
نمونه 3 :
به نام خدا
تاریخ ...
ریاست محترم
ادره اموزش و پرورش شهرستان ...
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره.......روز.....اداره.....،من به این شهرستان منتقل شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ......را در کلاس.....دبیرستان.....که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می شود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید ، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.
نام و نام خانوادگی
امضاء
نشانی محل سکونت
DAR HAR LAHZEH NAMEH NON-PROFIT INTERNET GROUP گروه اینترنتی غیر مادی در هر لحظه نامه